Was Nudeln und Würstchen mit Vermögensbuchhaltung zu tun haben
Was macht eigentlich ein Vermögensbuchhalter in einem Family Office? Malte Sebald aus der Düsseldorfer Niederlassung von HQ Trust hat eine charmante Antwort gefunden und sie seinen Kindern beim Abendessen serviert. Ein Gespräch über Zahlen, Schnittstellen, Erbsen und die Kunst, aus vielen Zutaten ein stimmiges Gesamtbild zu schaffen.
Herr Sebald, was macht eigentlich ein Vermögensbuchhalter?
Viele denken, dass wir vermögenden Menschen zeigen, wie vermögend sie eigentlich sind. Und ganz falsch ist das gar nicht. Aber es beschreibt eben nur einen kleinen Teil der Arbeit. Quasi das Endergebnis. Ich erkläre meinen Beruf deshalb mal so, wie ich ihn meinen Kindern erklärt habe. Zum Glück hatte ich gerade etwas gekocht und konnte es ihnen damit verdeutlichen.
Okay, das klingt nun wirklich ungewöhnlich. Wie sah diese Erklärung aus?
Es gab Nudeln mit Erbsen, Würstchen, etwas Speck und Sauce. Also nichts besonders Elegantes, aber die Kinder mögen es. Und die Idee dahinter passt erstaunlich gut zur Vermögensbuchhaltung in einem Family Office. Denn genauso wie dieses Gericht besteht auch ein Reporting aus vielen unterschiedlichen Zutaten, die sauber zusammenspielen müssen und manchmal auf den ersten Blick nicht zueinander passen.
Welche Zutaten stehen wofür? Sind die Nudeln die Aktien?
Die Pasta ist die Struktur eines Mandats. Die Erbsen sind die vielen kleinen Einzelpositionen. Die Würstchen stehen eher für größere Vermögenswerte. Die Sauce verbindet alles miteinander, im Grunde unsere Software. Und die Gewürze sind steuerliche oder regulatorische Details. Die fallen oft erst auf, wenn etwas fehlt. Wichtig ist aber auch der Speck. Er rundet die ganze Sache ab, so wie die Erfahrung des Vermögensbuchhalters.
Dass Speck abrundet, kann ich besonders gut nachvollziehen. Warum eignet sich dieses Bild so gut für Ihre Arbeit?
Weil Vermögensbuchhaltung selten aus isolierten Einzelteilen besteht. Solange alles ordentlich nebeneinanderliegt, wirkt es übersichtlich. Spannend wird es, wenn man anfängt zu mischen. Genau das passiert bei uns jeden Tag. Wir bringen ganz unterschiedliche Dinge zusammen: Immobilien, Private Equity, Anleihen in verschiedenen Währungen oder komplexe Beteiligungen. Ein weiterer Aspekt ist der Spaß an der Arbeit. Die wenigsten kochen wirklich gerne nur für sich. Wenn andere sich über das Ergebnis freuen beziehungsweise darauf angewiesen sind, macht die Arbeit viel mehr Spaß. In einem gut funktionierenden Team umso mehr.
Wie stark hat sich die Arbeit eines Vermögensbuchhalters in den vergangenen Jahren verändert?
Massiv. Früher kam tatsächlich der Postbote mit dicken Umschlägen voller Wertpapierabrechnungen und Kontoauszüge. Die Daten wurden dann manuell erfasst und verbucht. Wenn alles fertig war, entstand daraus ein Bericht.
Und heute?
Heute arbeiten wir oft mit digitalen Schnittstellen. Viele Daten werden automatisiert eingespielt. Das bedeutet aber nicht, dass die Arbeit einfacher geworden ist. Sie hat sich nur verändert. Heute prüfen wir stärker die Qualität und Plausibilität der Daten. Die Vermögensbuchhaltung ist auch komplexer geworden. Der Trend geht immer stärker in die Richtung, Vermögen nicht mehr im Privatvermögen zu halten, sondern über wohlüberlegte Strukturen aus dem Betriebsvermögen heraus zu investieren. Deshalb kommen auch immer mehr handels- und steuerrechtliche Aspekte hinzu. Auch hier ist ein gutes Team gefragt und eine enge Abstimmung mit dem jeweiligen Steuerberater: Es wird immer schwieriger, dass ein Buchhalter alle Aspekte unseres Jobs beherrscht.
Wie sieht so eine Plausibilitätsprüfung konkret aus?
Nehmen wir ein einfaches Beispiel: Eine Aktie wurde ursprünglich für 100 Dollar gekauft. Im System stehen plötzlich aber nur noch 50 Dollar Anschaffungskosten. Dann ist zu klären, aus welchem Grund es zu dieser Abweichung gekommen ist. Ist es ein Fehler in der Schnittstelle? Wurde etwas falsch verarbeitet? Oder gab es vielleicht eine Kapitalmaßnahme, etwa einen Aktiensplit? Ein weiteres Beispiel ist die Bestandsprüfung. Stimmen die Stückzahlen nicht, kann dies ebenfalls mehrere Ursachen haben. Bis hin zu einer nicht übermittelten Transaktion.
Das heißt, die Systeme liefern Daten. Aber verstehen und interpretieren muss sie immer noch jemand?
Die Schnittstellen liefern lediglich Informationen, aber sie erklären keine Zusammenhänge. Dafür braucht es Erfahrung und Verständnis für die Vermögensstruktur dahinter. Unsere Aufgabe ist es, Auffälligkeiten zu erkennen und einzuordnen.
Von außen wirkt ein Reporting oft sehr geradlinig. Ist die Realität komplizierter?
Definitiv. In der Praxis arbeiten wir häufig mit historisch gewachsenen Strukturen: Unterschiedliche Banken, verschiedene Datenquellen, spezielle Bewertungslogiken oder individuelle Familiengesellschaften, womöglich noch mit diversen Darlehen untereinander. Auf dem Papier wünscht man sich immer die perfekte Architektur. Die Realität ist deutlich individueller.
Was macht gute Vermögensbuchhaltung aus?
Dass das Ergebnis einfach aussieht. Wenn ein Bericht klar, nachvollziehbar und selbstverständlich wirkt, steckt dahinter meistens sehr viel Abstimmung und Koordination. Und manchmal eben auch Improvisation, wenn die ursprünglich geplante Zutat gerade nicht da ist. Dann muss man überlegen, welche Datenquelle man stattdessen nimmt. Die eigentliche Kunst besteht darin, aus vielen heterogenen Informationen ein stimmiges Gesamtbild zu erzeugen.
Apropos Zutat: War Ihre Geschichte für Ihre Kinder verständlich?
Da habe ich nicht von heterogenen Informationen und stimmigen Gesamtbildern gesprochen. Aber ja, das war sie. Kinder verstehen sehr schnell, dass ein Gericht nur funktioniert, wenn die Zutaten zusammenpassen. Und im Grunde gilt genau das auch für unsere Arbeit.
Und was bleibt vom Abendessen-Vergleich?
Dass gute Arbeit meist sehr bodenständig ist. Nudeln mit Würstchen und Erbsen gewinnen vielleicht keinen italienischen Kochwettbewerb – aber sie funktionieren. Genau wie gute Vermögensbuchhaltung: Sie sieht einfach aus, obwohl sie hochkomplex ist. Buchhaltung ist eben auch ein Handwerk. So wie kochen.