Bei vermögensverwaltenden GmbHs sind die Jahresabschlüsse oftmals ein komplexes Puzzle, das mit Präzision und Expertise zusammengesetzt werden muss. Dies gilt insbesondere für die Verbuchung von Wertpapiertransaktionen, bei denen gängige Systeme an ihre Grenzen stoßen. Hier kann ein Family Office wie HQ Trust den Steuerberater unterstützen und entlasten.

Für viele Vermögende ist die Buchhaltung ein Labyrinth aus Zahlen, Gesetzen und komplexen Regelungen. Und wenn das Vermögen über eine vermögensverwaltende GmbH verwaltet wird, erscheint dieses Labyrinth sogar noch undurchdringlicher. Schließlich gibt es hier besondere Anforderungen an die buchhalterische Erfassung von Wertpapiertransaktionen, auf die viele gängige Buchhaltungssysteme nicht ausgelegt sind. Doch der Reihe nach …

Privatvermögen: Mehr als nur Zahlen

Im Privatvermögen ist der Weg zur fertigen Steuererklärung vergleichsweise einfach. Im Prinzip verantwortet der Steuerberater die Abstimmung sowie den Übertrag der Zahlen aus den Aufstellungen der Banken beziehungsweise der Vermögensverwalter. Schließlich sind inländische Depotbanken schon aus regulatorischen Gründen darauf ausgerichtet, Privatvermögen korrekt abbilden zu können.

Betriebsvermögen: Die hohe Kunst der Buchhaltung

Im Betriebsvermögen sind die Anforderungen deutlich höher, auch weil es immer wieder starke Abweichungen zu den Auswertungen der Banken beziehungsweise Vermögensverwalter geben kann. Ein Beispiel hierfür: Die sogenannten Verbrauchsfolgeverfahren, wie beispielsweise FIFO (First-In-First-Out) oder LIFO (Last-In-First-Out) sind im Handelsrecht zulässig. Beim LIFO-Verfahren etwa geht man davon aus, dass die zuletzt eingelagerten Waren zuerst wieder entnommen werden. Bei Wertpapieren ist dieses Verfahren dagegen ausgeschlossen. Hier greift die sogenannte Durchschnittsmethode.

Was sich kompliziert anhört, ist es auch – und kann Folgen haben. Kreditinstitute und Depotbanken können die korrekte Bewertungsmethodik teilweise nicht abbilden, was zu falsch ausgewiesenen Veräußerungsergebnissen führen kann. Doch es sind nicht nur die Verbrauchsfolgeverfahren, die nicht immer korrekt ausgewiesen werden. Ein weiteres Beispiel aus der Praxis: die sogenannte Teilfreistellung bei Fonds, die je nach Rechtsform des Vermögensinhabers abweicht.

Die buchhalterische Erfassung im Betriebsvermögen erfordert daher eine genaue Prüfung und Abstimmung des Zahlenwerks. Zuerst durch den Steuerberater, der auf dieser Basis den Jahresabschluss erstellt, anschließend zum Teil noch durch Wirtschaftsprüfer.

Die Zusammenarbeit mit einem Family Office kann hierbei sinnvoll sein, auch um ihn als erste Prüfinstanz zu unterstützen und zu entlasten. Für Steuerberater, die zudem nur vereinzelte Kunden mit Wertpapiervermögen betreuen, lohnen sich spezialisierte Software-Lösungen kaum.

Die Schritte zum korrekten Zahlenwerk

Die laufende Verbuchung sämtlicher Geschäftsvorfälle rund um das Wertpapiervermögen ist der erste Schritt zum korrekten Zahlenwerk. Hierbei geht es nicht nur um Käufe, Verkäufe und die Verbuchung von Erträgen, wie Zins- oder Dividendenzahlungen, sondern auch um Kapitalmaßnahmen oder Abgrenzungsbuchungen, wie beispielsweise aufgelaufene Stückzinsen bei Anleihen.

Die Lieferung der Daten erfolgt dabei idealerweise via elektronischer Schnittstelle zwischen den Depotbanken und dem Family Office. Einige Banken bieten hierfür hochwertige elektronische Lösungen mit geringer Verzögerung zwischen Geschäftsvorfall und tatsächlicher Verbuchung an.

Diese Daten werden stets auf Plausibilität geprüft und erfasst, wobei die Verantwortung für die korrekte Erfassung beim Vermögensbuchhalter und dem Family-Office-Berater liegt. Nach erfolgreicher Aggregation der Daten können diese dann eins zu eins an den Steuerberater weitergeleitet werden – etwa via Schnittstelle, zum Beispiel an DATEV mit gewünschtem Kontenrahmen.

Die beiden am weitesten verbreiteten Kontenrahmen für Unternehmen in Deutschland sind die Standard-Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04. Diese Kontenrahmen enthalten alle für die jeweilige Rechtsform und Branche relevanten Buchführungskonten. Ein „Mapping“ gewährleistet die korrekte Überführung der Daten in den mit dem Steuerberater abgestimmten Kontenrahmen.

Die Vorteile der Zusammenarbeit zwischen Steuerberater und Family Office

Manche Steuerberater stehen der Zusammenarbeit mit einem Family Office zunächst skeptisch gegenüber. Dabei ist klar: Das Family Office konzentriert sich in der Regel ausschließlich auf die Wertpapierbuchhaltung. Außerhalb dieser Sphäre erfolgt keine Buchung ohne Anweisung des Steuerberaters, der auch gemäß Standesrecht für die Erstellung des Jahresabschlusses sowie der Steuererklärung verantwortlich ist.

Aufgrund der Vielzahl an Buchungssätzen pro Jahr, je nach Komplexität mehrere Tausend Transaktionen, bringt eine Zusammenarbeit zwischen Family Office und dem Steuerberater also vor allem eine Entlastung auf der Kapazitätsseite – und etwas mehr Durchblick im vermeintlichen Labyrinth aus Zahlen, Gesetzen und komplexen Regelungen.

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