So attraktiv Immobilien als Geldanlage sind: Den Aufwand, der bei der Verwaltung von direkt im Eigentum gehaltenen Miethäusern anfällt, unterschätzt mancher Investor. Simon Janßen erklärt, wie sinnvoll der Einsatz von Property Managern ist – und wie HQ Trust für noch mehr Transparenz sorgt.
Keine Frage, im anhaltenden Niedrigzinsumfeld sind Immobilien für viele Investoren eine aussichtsreiche Geldanlage. Die Preise sind trotz der COVID-19-Krise stabil, die mieterseitige Nachfrage nach Wohnraum in aller Regel gut. Doch auch um diese Anlage müssen sich Investoren kümmern – was neben dem Aufwand auch Risiken mit sich bringen kann, wie zwei plakative Beispiele zeigen sollen:
Samstagabend, 20.30 Uhr: Das Telefon klingelt. Es ist ein Mieter, der ein Wespennest im Rollladenkasten entdeckt hat und das Problem schnellstmöglich gelöst haben möchte. Schließlich habe er kleine Kinder und für den Folgetag Gäste eingeladen. Der Vermieter wohnt mehrere hundert Kilometer entfernt und fragt sich, wie er die Sache am besten angeht.
Doch es sind nicht nur derartige operative Herausforderungen, die ad-hoc gelöst werden müssen; im Rahmen einer vorweggenommenen Erbschaft bekommt ein jüngeres Familienmitglied ein vermietetes Mehrfamilienhaus übertragen. Auch dort muss einiges erledigt werden. Seit vielen Jahren wurden notwendige Investitionen hinausgezögert. Und obwohl die Mieten lange nicht angepasst wurden, ist die Fluktuation unter den Bewohnern hoch. Ein Ansprechpartner vor Ort? Gibt es nicht. Wer kümmert sich darum?
Wie könnte eine optimale Aufstellung aussehen? Gegenüber der Selbstverwaltung bietet die Mandatierung einer professionellen Hausverwaltung – auch Property Management genannt –, welche die notwendigen Tätigkeiten übernimmt, viele Vorteile. Bei deren Auswahl kann ein Multi Family Office wie HQ Trust seine Kunden auf Grund des eigenen Netzwerkes und der Erfahrungswerte aus vielen Mandaten unterstützen.
Wichtige Punkte bei der Analyse eines Bestandsportfolios
Bevor ein Hausverwalter ausgewählt wird, sollte es aber zunächst zu einer gründlichen Analyse des Bestandsportfolios kommen. Die ausführlichen Gespräche mit den Kunden drehen sich um Fragen nach der aktuellen und der Zielgewichtung von Immobilien in der Gesamtallokation des Kunden. Es geht darum, welche Objekte eigen- und welche fremdgenutzt sind. Außerdem geht es um die Kalkulation von Eigenkapital- und Objektrenditen sowie die optimale Eigenkapital- und Fremdkapitalstruktur.
Kurz gesagt: Ist die bestehende Struktur des Immobilienportfolios sinnvoll? Welchen Anteil haben die Objekte in Bezug auf das Immobilien-Portfolio? Wurden beispielsweise 100 Millionen Euro in den Aufbau eines Immobilienportfolios investiert, spielen Häuser, die 150.000 Euro wert sind, mit Blick auf die strategische Verwaltung des Vermögens kaum eine Rolle. Es stellt sich also die Frage danach, wie das Portfolio optimiert werden kann.
Eine weitere Frage, die sich typischerweise stellt: Sind die einzelnen Objekte rentabel? Zum Teil weiß der Eigentümer nicht, wie hoch die konkreten Renditen insgesamt (Mietrendite, Objektrendite) sind, wie sich das eingesetzte Eigenkapital verzinst (Eigenkapitalrendite) und ob die Renditen gegebenenfalls sogar negativ sind. Transparenz schafft eine erste Entscheidungsgrundlage.
In Zusammenarbeit mit HQ Trust werden Ziele definiert: Was möchte der Kunde mit dem Portfolio erreichen? Was möchte er selbst entscheiden und welche Aufgaben möchte er delegieren? Sind diese Punkte abschließend besprochen, kann es zur Beauftragung eines oder mehrerer Property Manager für die Bestandsobjekte kommen. HQ Trust kann hier vermitteln und aufgrund seiner Erfahrung bei der Auswahl eines geeigneten Partners helfen, der sich um alles kümmert.
Aufgabengebiete des Property Managements
Wie schon der Name sagt, zählt zu den Aufgaben eines Property Managements vor allem die Verwaltung von einer oder mehreren Immobilien. Insbesondere geht es um die kaufmännische und technische Objektverwaltung. Dazu gehören beispielsweise
- die rechtssichere Erstellung von Mietverträgen;
- die pünktliche, vollständige und der jeweils geltenden Gesetzeslage entsprechenden Erstellung von Nebenkostenabrechnungen;
- die Erstellung von transparenten monatlichen Verwalterabrechnungen für das Objekt inklusive der Führung einer Liste offener Posten;
- das Mahnwesen bei ausstehenden Mieten;
- die Durchführung regelmäßiger Mietanpassungen.
Hinzu können ergänzende Tätigkeiten wie die Mieterauswahl, die fristgerechte Erstellung von Betriebskostenabrechnungen für Wohn- und Gewerbeobjekte sowie die kaufmännische und technische Betreuung kleinerer bis mittlerer Instandsetzungsmaßnahmen kommen.
Größere Maßnahmen können, sofern entsprechende Vereinbarungen mit dem Vermögensinhaber getroffen wurden, direkt mit dem betreuenden Family Office besprochen und initiiert werden. Sofern der Mandant es wünscht, kann HQ Trust beispielsweise die Vertretung des Kunden bei Entscheidung zu Investitionen bis zu definierten Höchstgrenzen übernehmen.
Worauf Hausverwaltungen bei der Mieterauswahl achten sollten
Zu den wichtigen Aufgaben einer Hausverwaltung gehört die Auswahl von Mietern. Zunächst definiert der Property Manager gemeinsam mit dem Eigentümer und dem Family Office, welche Zielgruppe für das Objekt angesprochen und welche Immobilienstrategie umgesetzt werden soll. Danach richtet sich der Weg zur Suche nach einem Mieter, der beispielsweise in einer Anzeigenschaltung in einer Tageszeitung, einem lokalen Wochenblatt, dem Internet oder sogar einem Aushang vor Ort münden kann.
Handelt es sich bei den Flächen des Objektes um Wohnflächen oder Gewerbeflächen? Eine Umwidmung ist zwar grundsätzlich möglich, aber nicht immer einfach umzusetzen. Wer ist die passende Zielgruppe für die Wohnflächen: Singles, Familien, Senioren? In diesem Zusammenhang können auch soziale oder nachhaltige Aspekte berücksichtigt werden wie etwa die Errichtung oder der Umbau in barrierefreie oder behindertengerechte Wohnflächen sowie die Installation nachhaltiger Energieversorgung.
Ist die Zielgruppe definiert, wird auf der Basis der zur Vermietung angebotenen Flächen beziehungsweise Teilflächen die Anzeige vorbereitet, mit der die Wohnung bestmöglich vermarktet werden kann. Dazu gehört auch die Zusammenstellung der Fotos und eine treffende Beschreibung. Die Zusammenarbeit mit einem professionellen Makler vor Ort rundet die erfolgreiche Suche nach einem neuen Mieter ab.
Welche Gefahren bei dem falschen Property Manager drohen
Wird die Hausverwaltung nicht sorgfältig ausgewählt, kann es zu Problemen kommen, die weitreichende Folgen, auch finanzieller Art, haben können. Dazu gehört beispielsweise, dass Mieten nicht angepasst, mangelhaft ausgeführte Reparaturen abgenommen oder Abrechnungen nicht fristgerecht erstellt werden. In der Folge können Nachforderungen bei den Nebenkosten nicht wirksam eingefordert oder bei mangelhaften Reparaturen und Bauarbeiten keine Gewährleistungen in Anspruch genommen werden.
Daher ist es wichtig, dass der Verwalter über die Verwaltervollmacht nicht zu viel, aber auch nicht zu wenig Spielraum bekommt und man sich mit ihm auf ein sinnvolles Vergütungsmodell verständigt, bei dem im Vorfeld die Chancen und Risiken fixer Kosten versus einer variablen Gebührenstruktur sorgfältig abgewogen werden. Ziel muss es sein, eine gewisse Interessengleichheit zwischen Verwalter und Eigentümer herzustellen. Die Vergütung sollte dementsprechend vom Nettoertrag abhängig gemacht werden. Das motiviert den Property Manager die Mieten zu steigern und gleichzeitig auf die Kosten zu achten.
Wie HQ Trust für Transparenz sorgt
Gibt es bereits eine Hausverwaltung, führen wir mit den jeweiligen Ansprechpartnern ausführliche Gespräche und verteilen Aufgaben gegebenenfalls neu, beispielsweise wenn die Hausverwaltung bislang nicht für die Nebenkostenabrechnung zuständig war. Zudem schauen wir uns in Zusammenarbeit mit Hausverwaltern potenzielle neue Mieter an und begleiten Renovierungen auf der kaufmännischen Seite.
Hierzu zählen auch die Analyse des aktuellen Mieterbestandes, der Mieten in Abhängigkeit von Wohnung, Mietvertragsdatum und Ausbaustandards sowie die Entwicklung von Konzepten bei Verlust eines Kernmieters, um die Optimierung der Immobilie sicherzustellen oder das Vermietungskonzept insgesamt neu auszurichten.
Bei Bedarf schlagen wir dem Eigentümer auch einen passenden Property Manager vor. Wir arbeiten bereits mit einigen Hausverwaltern zusammen und können passende Partner empfehlen. Zu unseren Anforderungen gehören unter anderem die verwendete Software, eine konkrete Erwartungshaltung an das monatliche Reporting sowie eine Schnittstelle zur DATEV, um auch die steuerliche Verknüpfung effizient darstellen zu können.
Vor allem sorgt HQ Trust aber für Transparenz: Wir erhalten von den Hausverwaltern jeden Monat eine Abrechnung – mit allen wichtigen Daten, zu denen beispielsweise auch Mietrückstände zählen. Wir hinterfragen die Gründe für Außenstände und klären, welche Möglichkeiten es gibt, diese zu reduzieren bzw. einzufordern.
Diese Daten werden in das Reporting übernommen. Der Kunde kann so transparent sehen, wo es gut und wo weniger gut läuft. Er sieht, wie rentabel seine Immobilien sind. Auf der Grundlage der geschaffenen Transparenz kann anschließend die Entscheidung getroffen werden, ob ggf. sogar der Verkauf einer Immobilie eine sinnvolle Option ist. Alternativ könnte eine wertverbessernde Investition in Bäder, Fassade oder einen Aufzug die sinnvollere Lösung sein, um die Attraktivität des Objekts und damit bestenfalls auch dessen Rentabilität zu verbessern. Gemeinsam mit dem Vermögensinhaber finden wir die optimale Lösung.
Übertragung von Immobilien im Rahmen der Nachfolgeplanung
Je komplexer die Familien- und Vermögensverhältnisse, desto schwieriger gestaltet sich die Nachfolgeplanung. Das Vermögen soll zusammengehalten werden und es ist sicherzustellen, dass nur die gewünschten Personen davon profitieren. Bei der Übertragung von Immobilien stellen sich zahlreiche Fragestellungen:
Sollten die Objekte im Privatvermögen oder in einer Gesellschaft gehalten werden? Daraus resultiert die Frage, ob Immobilien in Gänze oder aber Geschäftsanteile an der Gesellschaft übertragen werden. Erfolgt eine Schenkung einzelner Immobilien mit Nießbrauchvorbehalt? Welche Immobilie eignet sich für eine Übertragung? Muss es tatsächlich die Immobilie mit Erhaltungsrückständen sein?
HQ Trust hilft bei der richtigen Ausgestaltung und hat dabei unter anderem die Aspekte Strategische Nachfolgeplanung, Vermögensschutz und -kontrolle, Schutz vor Zerschlagung, Optimierung der Steuerplanung sowie die Reduktion von Transaktionskosten im Blick.
Fazit
Ab einer gewissen Objektgröße und -anzahl ist der Einsatz einer Hausverwaltung sinnvoll. Dabei kommt es aber stark auf die Qualität des Dienstleisters an. Ein Multi Family Office wie HQ Trust hilft Kunden bei der Auswahl und dient als Kontrollinstanz für die Erträge und Aufwendungen, die verbucht werden.
HQ Trust kann zudem – in Abstimmung mit dem Vermögensinhaber – weitere Themen wie größere Modernisierungen, Reparaturen, Mieterhöhungen oder das Prüfen von Mietervorschlägen verantworten und zudem auch Kontakt zum Mieter halten, um die Zufriedenheit seiner Mandanten wie auch der Mieter zu gewährleisten.
Zu HQ Trust
HQ Trust ist das Multi Family Office der Familie Harald Quandt. Wir kümmern uns um das Vermögen von Privatpersonen, Familien, Stiftungen und institutionellen Anlegern. Unser Team bietet Dienstleistungen in den Bereichen Family Office, Private Vermögensverwaltung, Alternative Investments und Beratungsdienstleistungen für institutionelle Anleger.
Das könnte Sie auch interessieren:
- Der passende Vermögensverwalter von Simon Janßen, Kundenberater
HQ Trust - Immobilien: Wo Fondsmanager investieren von Kristina Chorna, Co-Leiterin Infrastruktur und Immobilien (indirekt) HQ Trust
- Bei der Vermögenssteuer oder einmaligen Vermögensabgabe nutzt der Freibetrag wenig von Helmut Quast, Managing Partner | Kundenberater HQ Trust
Bitte beachten Sie:
Die Vermögensanlage an den Kapitalmärkten ist mit Risiken verbunden und kann im Extremfall zum Verlust des gesamten eingesetzten Kapitals führen. Die Wertentwicklung in der Vergangenheit ist kein Indikator für die Wertentwicklung in der Zukunft. Auch Prognosen haben keine verlässliche Aussagekraft für künftige Wertentwicklungen. Die Darstellung ist keine Anlage-, Rechts- und/oder Steuerberatung. Alle Inhalte auf unserer Webseite dienen lediglich der Information.
HQ Trust
